Dane pozyskiwane są na podstawie badań ankietowych podmiotów leczniczych.

Do podmiotów leczniczych zalicza się: szpitale, jednostki oferujące stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne inne niż szpitale, podmioty oferujące ambulatoryjne świadczenia zdrowotne, ośrodki POZ.

Elektroniczna dokumentacja medyczna (zgodnie z ustawą z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia) (Dz. U. z 2019 r., poz. 408, z późn. zm.) są to dokumenty wytworzone w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych dostępnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych:

1. recepty,
2. określone w przepisach wydanych na podstawie art. 13a,
3. skierowania określone w przepisach wydanych na podstawie art. 59aa ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1510, z późn. zm.).

Od 1 stycznia 2019 r. został wprowadzony obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej, o czym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 13a ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia. Obowiązek ten obejmuje następujące rodzaje dokumentacji medycznej:

1. informacja o rozpoznaniu choroby, problemu zdrowotnego lub urazu, wynikach przeprowadzonych badań, przyczynie odmowy przyjęcia do szpitala, udzielonych świadczeniach zdrowotnych oraz ewentualnych zaleceniach - w przypadku odmowy przyjęcia do szpitala,

2. informacja dla lekarza kierującego świadczeniobiorcę do poradni specjalistycznej lub leczenia szpitalnego o rozpoznaniu,

3. karta informacyjna z leczenia szpitalnego.